Mitä tietoja yritys voi antaa tekoälylle?
nigeQ · Julkaistu ja lähteet tarkistettu
Tekoälypalveluun ei pidä syöttää yrityksen tai asiakkaan tietoja vain siksi, että se on mahdollista. Selvitä ensin käyttötarkoitus, tiedon tarpeellisuus, palvelun ehdot ja käyttöoikeudet. Jos tilanteesta ei ole varmuutta, aloita keksityillä esimerkeillä ja selvitä asia ennen oikeiden tietojen käyttöä.
Kysy, tarvitseeko tehtävä oikeita tietoja
Monen tehtävän voi aloittaa kuvaamalla tilanteen yleisellä tasolla. Viestipohjan, koulutusharjoituksen tai työvaiheen suunnittelu ei välttämättä tarvitse asiakkaan nimeä, sähköpostiosoitetta tai koko asiakirjaa.
Poista tarpeettomat tiedot jo ennen palvelun käyttöä. Pelkkä nimen poistaminen ei kuitenkaan automaattisesti tee aineistosta anonyymiä. Henkilö voi olla tunnistettavissa myös tapahtumien, tehtävän, sijainnin tai muiden yksityiskohtien yhdistelmästä.
Tarkista palvelu ja oman tilauksen ehdot
Saman palvelun eri tilaukset voivat sisältää erilaisia tiedon käsittelyn ehtoja ja asetuksia. Tarkista, kuka voi käyttää syöttämääsi tietoa, miten sitä säilytetään ja mihin tarkoituksiin sitä voidaan käyttää. Älä oleta, että yritystili ratkaisee kaikki tietosuojakysymykset.
Henkilötietoja sisältävän käyttötavan arviointiin voi kuulua käsittelyperuste, palveluntarjoajan rooli, sopimukset ja mahdolliset kansainväliset siirrot. Myös asiakkaan kanssa sovitut salassapitoehdot voivat rajoittaa käyttöä. Tarvittavat selvitykset riippuvat tilanteesta.
Pidä käyttöoikeudet mukana myös avustajassa
Jos tekoälyavustaja käyttää yrityksen asiakirjoja, sen ei pitäisi avata käyttäjälle tietoja, joihin tällä ei muuten ole oikeutta. Koko yhteisen tiedostokansion liittäminen avustajaan voi tuoda mukaan tarpeettomia tai liian laajasti jaettavia tietoja.
Valitse rajatut tietolähteet ja testaa eri käyttäjäryhmät. Tarkista myös, mitä lokitietoihin tallentuu ja miten käyttöoikeudet poistetaan henkilön tehtävän vaihtuessa. Tietoturva ei pääty siihen, että yhteys palveluun on suojattu.
Esimerkki: tarjousluonnoksen valmistelu
Voit ensin pyytää yleisen tarjousrungon keksitylle yritykselle. Kuvaa palvelu ja toivottu rakenne ilman todellisia asiakastietoja. Näin selviää, auttaako työkalu tehtävässä ennen kuin arvioit oikean aineiston käyttöä.
Kun siirryt oikeaan tarjouspyyntöön, tarkista erikseen, mitä tietoja tarvitaan ja mitä sopimukset sallivat. Ihmisen tulee tarkistaa hinnat, lupaukset ja muut olennaiset tiedot ennen tarjouksen lähettämistä. Esimerkki on kuvitteellinen eikä ratkaise yksittäisen asiakirjan käyttökelpoisuutta.
Jos tietoja päätyy väärään paikkaan
Keskeytä tarvittaessa käyttö ja ilmoita tilanteesta yrityksesi sovitulle yhteyshenkilölle. Selvitä, mitä tietoa jaettiin, mihin palveluun ja millä käyttöoikeuksilla. Älä jatka jakamista, kun tilanne on epäselvä.
Henkilötietoihin kohdistuvissa poikkeamissa arvioi tietosuojavelvoitteet viipymättä asianmukaisen asiantuntijan kanssa. Tämä opas ei korvaa yrityskohtaista tietosuoja- tai tietoturva-arviota.
Tarkistuslista
- Tehtävän tarkoitus ja tarvittavat tiedot on rajattu.
- Palvelun ja tilauksen ajantasaiset ehdot on tarkistettu.
- Henkilötiedot ja salassa pidettävät tiedot on tunnistettu.
- Käyttäjien oikeudet ja tulosten tarkistaminen on sovittu.
- Poikkeamista ilmoittamiselle on selkeä yhteyshenkilö.
Lähteet ja lisätietoa
Sääntely ja palvelujen ehdot voivat muuttua. Tarkista ajantasaiset tiedot alkuperäisistä lähteistä.
Tarvitsetko apua käytännössä?
Tekoälyavustaja rajattuun tarpeeseen · Tekoälykoulutus yrityksille
Keskustellaan tilanteestasi